Máquinas inteligentes que cambian nuestros roles como administradores

El concepto de Inteligencia Artificial (IA) es más antiguo que el propio concepto de computación. En 1950, hace 78 años, Turing acuñó la IA en el artículo “Maquinaria de computación e inteligencia”. Según dicho artículo, podemos decir que una máquina es inteligente cuando el evaluador no puede distinguir, en un 70 por ciento del tiempo, entre una respuesta adecuada proporcionada verbalmente por una máquina o por una persona, si esto ocurre, la máquina tiene respuestas humanamente inteligentes.

La informática nace con el propósito de automatizar el registro de operaciones económicas y su contabilización. La palabra contabilidad, procede del término computare y explica la creación de máquinas para computación (contabilización).

Es paradójico que el desarrollo de la inteligencia artificial se ha basado en lenguaje humano, pero el lenguaje humano no ha sido la base de la computación posterior.

Los roles tradicionales y todavía existentes en administración

El blue-collar o tradicionalmente administrativo es actualmente la persona que se dedica a registrar datos, validar que son exactos, corregirlos, agregarlos con ayuda de herramientas informáticas y presentarlos en tiempo para que puedan ser utilizados por los analistas y diseñadores de informes; los denominados; white collar workers.

El white-collar utiliza la información procesada, oportuna, fiable y completa para agregarla en informes que analizan diversos puntos de vista de la información, según las necesidades internas de gestión (management accounting) como las necesidades externas de gestión (financial accounting) regidas por los deseos de los propietarios y las leyes respectivamente.

Por último, está el pink collar que utiliza la información que proporcionan los procesos orientados a la satisfacción de los usuarios, para relacionarse con los clientes/pacientes, durante la prestación de asistencia sanitaria, el servicio de atención al público (admisión). En definitiva, para mejorar la experiencia del servicio de quienes confían en nuestras organizaciones.

Estamos viviendo un crecimiento exponencial del volumen de información y operaciones, nuestro reto es conseguir y gestionar este crecimiento, y que añada valor para el accionista o gobernante, que mejore la forma de tomar más y mejores decisiones. En este escenario, un reto para mejorar la productividad de una organización es poner fin a las tareas sin valor.

Para ello, sugerimos optimizar el data gathering, entendido como el proceso que transcurre desde el registro de datos de fuente única y genuina hasta la obtención de información veraz, alcanzada rápidamente, al menor coste, y en el momento oportuno para poder tomar decisiones objetivas correctas.

Para ello, nos fijaremos varios objetivos:

El nivel de fiabilidad de información que deseamos y qué grado de oportunidad demandamos, incluso en tiempo real, qué riqueza de la información deseamos, qué alternativas de entradas de datos podemos utilizar (manual, automático, Internet de las cosas), qué nivel de esfuerzo deseamos aplicar en administrar la base que almacena y gestiona los datos, qué opciones de proceso de operaciones queremos desarrollar, con qué velocidad, y por último cómo discernimos nuestro empeño por convertir estos datos almacenados en información útil.

Necesitamos unos indicadores clave de rendimiento desde los diferentes puntos de vista de la información y sus interesados.

Así, los auditores internos se enfocan en el control de los procesos y la generación de cifras honestas. Los analistas en la evolución del ciclo de vida de la rentabilidad, los contables en la presentación de cifras e informes legales, los especialistas en costes empeñados en realizar la actividad con costes óptimos, los comités ejecutivos esperando impacientes para realizar los informes consolidados y rendir cuentas de su gestión a la junta general de accionistas, al gobierno y autoridades civiles, los comerciales interesados en el exhaustivo conocimiento de los clientes y oportunidades de mercado, y si este acepta sus propuestas de valor, la tesorería en conseguir y rentabilizar fondos monetarios, etcétera.

Vemos que existen muchos puntos de vista de la información, según cuáles sean los intereses dinámicos de los diferentes actores involucrados.

Tradicionalmente, los intereses enfrentados de unos y otros, han venido generando progresivamente “una pesadilla” gestionada a duras penas por un ejército de reparadores de datos erróneos o no agregados, incluso es muy habitual todavía, “sacar la bola de cristal para estimar esa cifra mágica a reportar” fruto del maquillaje de datos e informes que satisfagan a todos los actores de una organización casi teatral, como un circo de funambulistas en la cuerda floja, tomando decisiones con información no contrastada que no refleja una fuente única de la verdad objetivable.

Se utiliza en muchas ocasiones, contabilizaciones paralelas más propias de reinos de Taifas, que proceden de muchas bases de datos, y que producen informes al margen de los sistemas corporativos. Este entorno de gobierno empresarial es excesivamente complejo para ser grato.

Los contratos de agencia o intereses particulares de los actores para posicionarse o para mantener su utilidad en las entidades, han llevado, en ocasiones a gestionar la información, no como lo haría un buen padre de familia, sino conforme a intereses personales, utilizando información sesgada por presiones del mercado, y amparados en la falta de contraste automático de una fuente única de la verdad “a single source of truth”.

Así, en lugar de añadir funcionalidad para mejorar los procesos de relación con todos los interlocutores de la organización, se han destinado los recursos de desarrollo de los sistemas de información y telecomunicaciones para consolidar un uso burocratizado de la información, un paraíso de las capas de tecnología intermedia middleware que en lugar de simplificar los sistemas, los estratifican en cientos de componentes hasta hacerlos inmanejables en ocasiones, reduciendo así drásticamente la productividad.

A ello, hay que añadir que los mercados, los cuarteles generales de las empresas y las autoridades han ido progresivamente exigiendo tiempos más cortos para conocer la información que manejan, y que esta sea más transparente y trazable.

Probablemente, alguno se ha pasado más de un fin de semana y alguna que otra noche tratando de mostrar un cierre económico de fin de año por esta pesadilla de datos inconsistentes.

Como profesional de la administración empresarial, finanzas y tecnología de la información, soy autocrítico, y hago un ejercicio honesto de reflexión sobre lo que ha ocurrido, reconozco que se podría haber proporcionado información que contribuyera más a mejorar el retorno de la inversión, que la información limpia, objetiva, y de una única fuente, habríamos mejorado la moral de nuestros compañeros de trabajo y la relación personal y de equipo, estaríamos más alineado en un objetivo común, y habríamos sido así más productivos y felices.

Ser o no ser digital, esa es la cuestión

La aplicación de la inteligencia artificial, el blockchain, el Internet de las cosas, las networks colaborativas globales, a la administración de los negocios ha llegado para quedarse. Si asumimos el momento presente, podríamos considerar que el poder de la información ha pasado a ser un poder digital, un poder en red.

Ochenta años después del nacimiento de la inteligencia artificial, es ahora que todavía, solo el 49 por ciento del mercado global tiene el convencimiento de que el mercado es digital y que la mayor riqueza y poder están en la información oportuna, fiable, y de utilidad. El tejido empresarial de las pequeñas y medianas empresas deberá concienciarse de que no existe continuidad fuera del entorno digital.

Al final del 2020, se estima que habrá cerca de 212 mil millones de dispositivos conectados a Internet. Nueve mil millones de móviles, y las redes de gestión colaborativa crecerán un 40 por ciento anual. Piense, si quiera, cuánta información se ha creado en Internet en este mismo instante.

En un mundo liderado por el uso que hacemos del valor de la información relevante, no hay otra opción que disponer de mejores sistemas de información, y tecnologías de telecomunicaciones, y esto lo podemos afrontar, o bien, comenzando desde cero o continuando con remiendos costosos e improductivos de sistemas incoherentes conformados por estratos y más estratos tecnológicos que no aportan valor y no pueden gestionar la velocidad de la innovación.

Los pasos de la digitalización administrativa

¿Cuáles podrían ser posibles los pasos coherentes para convertirse en un negocio digital?, ¿cómo podríamos convertir fácilmente los datos en información verdaderamente útil para todas las personas que interactúan fuera y dentro de nuestra organización?

  • Un nuevo modelo de datos

Esta debe ser la base del diseño digital, el modelo determinará una mayor riqueza de entrada de datos, entradas desde persona o máquina o dispositivo digital, escalable, con la posibilidad de enriquecerlo de forma dinámica, con nueva información que demande el mercado o las autoridades, de la forma más automatizada posible, sincrónico, al instante, que permita procesados de información más simple y ágil con herramientas intuitivas para ejecutar, y los informes y resultados demandados dentro y fuera de la empresa.

  • Un ejercicio riguroso sobre inventario de utilidad de la información, y las mejoras tecnológicas

Preguntando quién, y para qué se utiliza la información y la frecuencia de almacenamiento requerida, le ahorrará terabytes de datos almacenados que necesitará para aplicarlos a nuevos campos de datos que el mercado le va a exigir cada día, así generará solo información de valor.

La nueva modelización y los avances tecnológicos de las bases de datos nos permiten reducir por 10 las dimensiones del número de terabytes respecto a los datos que almacenamos hace 5 años. Y el acceso a los datos administrados, es, ahora, radicalmente mejor, con una menor dependencia de tecnólogos.

Una vez disponemos de un modelo de datos coherente, que contempla necesidades futuras previsibles, el imparable avance tecnológico de sofisticados co-procesadores de la información, una velocidad de proceso inédita en la memoria de acceso aleatorio (RAM), drástica reducción del coste del hardware a través del uso de máquinas virtuales y colmenas de servidores externos, abaratamiento del almacenamiento de datos.

Sin tener que crear índices ni tablas de información agregada, podremos crear los informes “al vuelo” desde el nivel detallado de cada operación, verlos y analizarlos de forma instantánea. Esto no es ya una quimera, sino un hecho de hoy, de aquí y de ahora.

  • Capacidad para satisfacer simultáneamente, con el registro de datos, y como un todo, las diferentes vistas de información requeridas por todos los actores y en tiempo real.

Si somos capaces de incorporar entradas de datos extendidas, en este nuevo escenario, no se producirán inconsistencias de cifras ni características de los datos, así, los costes, los registros del management, los datos entre compañías, la información financiera, fiscal, corporativa, de finanzas, llegan, por fin, a alinearse desde una fuente única y sencilla de la verdad, proporcionada por una entrada única de datos. Esta información es íntegra por sí misma y permite gestionar múltiples datos de forma fiable.

Ahora, podemos permitirnos, por fin, utilizar sistemas de administración con consciencia, digitales, y optimizar de forma drástica los costes de administración, haciendo mucho más con menos, y recuperar la productividad que habíamos perdido, y sobre todo poder gestionar la velocidad que la innovación nos impone y nos va a seguir imponiendo.

Podemos analizar de forma rápida, profunda, dinámica y sin demora la información, y tomar muchas más y mejores decisiones en paralelo, y con la confianza de una información bien cimentada. Alinear la estrategia de negocio con la estrategia de tecnología aplicada para satisfacer lo que precisan los clientes internos y externos, es la mejor decisión que podemos tomar para que el cliente interno y externo se sientan plenamente satisfechos y dispuestos a seguir progresando.

Ya no gastaremos tiempo improductivo justificando que mi cifra es la buena y la tuya no, sino decidiendo. ¡Es simple, es brillante! ya que contribuye a alinear las capacidades y las actitudes humanas con los objetivos de la organización. Conclusión: Dedicaremos menos tiempo efectivo al trabajo administrativo rutinario y más a tomar decisiones.

La inteligencia artificial incorporada a la computación, permitirá a las máquinas resolver necesidades con patrones de comportamiento humano en la contabilidad con un fuerte impacto en los roles tradicionales de los trabajadores white, blue y pink collar.

En un escenario de un Planificador de Recursos Empresariales Inteligente (ERPI), ¿qué ocurrirá con las tareas pendientes de “remiendo manual” para el cuadre y contraste de cifras y conceptos? La máquina ya aprende, hoy, aquí y ahora, de cada procedimiento manual humano de “cuadre de la información”, de esta forma, los nuevos sistemas almacenan y catalogan cada tipo de método manual. El sistema inteligente aprende el procedimiento humano, y lo almacena en la “biblioteca de soluciones”, así, cuando se produzca, por ejemplo, un nuevo caso de reconciliación pendiente, el sistema analizará sus características y preguntará al “bibliotecario” si dispone de un procedimiento que coincida exactamente con el caso a resolver.

Si existe e identifica el procedimiento exacto en la biblioteca, el sistema activa la ejecución del procedimiento de subsanación, reduciendo a la mínima expresión los tediosos trabajos manuales sin valor. La máquina se comporta con un patrón humano, resuelve automáticamente, y le facilita la vida al administrador, que dedica más tiempo a analizar y menos a introducir y arreglar datos.

Como la máquina replica las soluciones desde la experiencia del comportamiento humano, todos nos vemos avocados a una mayor intelectualidad y conocimiento de la tecnología aplicada, que aplicaremos a recuperar y crear valor, tomando más y mejores decisiones, ayudados por poderosas infraestructuras digitales y sistemas expertos, y disfrutaremos de dejar de ser despachantes de rutinas alienantes y sin valor. Seremos “más sapiens”, más estrategas, y abandonaremos una alienante cadena de montaje administrativo, que llevarán a cabo las máquinas inteligentes.

Finalmente, y con la consolidación de los sistemas de información inteligentes, es altamente probable que todos nosotros, a lo largo del ciclo de nuestra vida laboral, utilizaremos cada vez más tiempo al entrenamiento, al aprendizaje y al ocio.

Luis Silva Ponte