Pasamos mucho tiempo de nuestra vida en el trabajo y el tiempo es un recurso escaso, absolutamente inelástico, imposible de reemplazar y perfectamente socializado ya que todos tenemos la misma cantidad: 24h al día. La diferencia radica en cómo lo hacemos servir, en qué lo invertimos, a un ritmo constante de 60 segundos por minuto, pues no se puede almacenar ni recuperar.

Combinando este hecho con la Ley de Parkinson, según la cual todo trabajo se dilata indefinidamente hasta ocupar el tiempo disponible para su completa realización, es el momento de buscar herramientas para conseguir la máxima eficiencia de nuestra plantilla.

CONCEPTOS IMPRESCINDIBLES EN GESTIÓN DEL TIEMPO

Erróneamente, tendemos a creer que optimizar nuestro tiempo consiste en ser capaces de hacer mil cosas. Vivimos en la cultura del exceso, donde la creencia general es que más es siempre mejor. Cuantas más tareas completemos; cuantos más emails respondamos; cuantos más proyectos saquemos adelante; y por supuesto, cuantas más horas dediquemos a nuestro trabajo, mucho mejor.

Sin embargo, la mayoría de las veces, más solo significa mayor cantidad, hacer más, no ser más productivo, ni más eficiente. Por el contrario, el perfil más productivo, cuyo trabajo favorece los resultados del proyecto en que esté implicado, está más cerca de la persona que desarrolla pocas tareas de manera excelente que de la persona que realiza muchas tareas de manera mediocre.

Mejorar la optimización del tiempo consiste en distinguir las tareas que vinculan los resultados, cuáles debemos eliminar porque no lo hacen y priorizar la ejecución de las tareas seleccionadas en función de su importancia y orientando nuestras acciones a objetivos específicos.

El problema es que reducir algo a sus elementos esenciales, seleccionar lo que importa y buscar modos de ser más eficiente, supone un esfuerzo. Una buena gestión del tiempo, consiste en eliminar lo superficial para reducir distracciones, como sucede en la metodología LEAN, centrando nuestra atención en un número de tareas que nos resulten manejables, que podamos controlar y atender para hacerlas mejor y más sencillas, porque nuestra atención, nuestra fuerza y nuestros recursos son limitados.

CLAVES PARA OPTIMIZAR EL TIEMPO

Siendo nuestro tiempo limitado, debemos aprender a gestionar las tareas y evitar los ladrones de tiempo. Contamos con unas claves que nos orientan para conseguir una buena gestión del tiempo. Dentro del flujo de trabajo diario, debemos conseguir:

  • Enunciar las tareas, aquello que queremos, debemos o podríamos hacer, como acciones concisas, categorizadas y con una duración determinada. Liberamos capacidad e incrementamos capacidad de concentración evitando el miedo al olvido y la sensación de murmullo interno constante por recordarlas.
  • Priorizarlas de mayor a menor importancia y concentrar en su resolución los recursos.
  • Subdividirlas en acciones consecutivas, lo que simplifica el proceso de determinar que se debe hacer en cada momento.
  • Acotar el tiempo que se va a dedicar a cada una, poniendo la atención al tiempo en el que se ejecuta la tarea, y no al resultado final. (Dedicar un tiempo determinado al día a una acción de una tarea engorrosa o complicada, ayuda a enfrentarse a ella y evita que evitemos trabajar en ella -procrastinar-).
  • Reservar un tiempo al día para resolver las tareas urgentes que aparecen y malgastan el tiempo. No suelen ofrecer resultados significativos, pero retrasan las cosas importantes.
  • Cuestionar los motivos que llevan priorizar una tarea, considerando solo como válido el criterio que nos ayuda a conseguir los objetivos.
  • Aprender a decir que no y no anteponer las peticiones de otros a las propias necesidades. La asertividad se relaciona con la capacidad para decir que no, exponiendo los argumentos por los cuales algo no es oportuno, pedir ayuda, expresar opiniones de manera libre y clara, aceptar el rechazo y manifestar discrepancias. La buena noticia es que es una habilidad que se puede aprender con el tiempo y la práctica.
  • Aprender a gestionar reuniones. El tiempo de principio y fin son importantes, así como lo son evitar la redundancia de argumentos y la reiteración de negociaciones sobre acuerdos.

Estas pautas, a nivel de gestión, pueden tener grandes implicaciones. Si consideramos el tiempo que destinamos a esperar (por ejemplo, a que empiece la reunión, que los sistemas de información funcionen, que se cumplan trámites administrativos) y el que dedicamos a centrarnos en un tema después de cada interrupción, contabilizaremos muchos minutos. Solo hay que aplicarles el coste medio de nuestra plantilla para saber que cualquier inversión, en el sentido de evitar estas pérdidas, será más que rentable.

HERRAMIENTAS DE GESTIÓN DEL TIEMPO

Existen diferentes herramientas que nos pueden ayudar a no perder el tiempo, pero las más relevantes pueden ser:

Calendarios

Utilizar un calendario de manera adecuada, nos obliga a pensar qué es lo que vamos a hacer, por qué lo vamos a hacer, cuándo lo haremos y cuánto tiempo creemos que nos llevará o cuánto tiempo estamos dispuestos a dedicarle a una determinada tarea. Rellenar todos los huecos de un calendario y creer que lo vamos a cumplir es confundir deseos con la realidad, no suele ser posible. Por un lado, nuestra estimación de duración de las tareas suele ser bastante optimista y, por otro, es conveniente dejar espacios libres para aquellos acontecimientos que surgen fuera de nuestro control y alteran nuestros planes.

Cultura proactiva frente a notificaciones

Promover una cultura en de proactividad en cuanto a la consulta de notificaciones del teléfono, email, WhatsApp o cualquier cosa que pueda distraernos de nuestra tarea, que haga que los trabajadores decidan como y cuando van a revisarlo, en lugar de reaccionar ante las interferencias de los demás.

Jornada laboral

Numerosos estudios demuestran que más allá de las ocho horas, nuestra capacidad de concentración y atención disminuye. El cerebro necesita descanso y hemos agotado prácticamente casi toda nuestra fuerza de voluntad. Eso significa un descenso considerable en la calidad de nuestra toma de decisiones, de la velocidad de ejecución y de la claridad mental. Tampoco debemos olvidar que el trabajo es un medio, no un fin en sí mismo. Una buena gestión del tiempo sabe que las relaciones interpersonales de calidad, son esenciales para desempeñar nuestras obligaciones laborales de manera eficaz, especialmente si hemos de ser creativos y resolutivos.

La eficacia como proceso de mejora continua

Un proceso de mejora continua que optimice la eficacia, simplifique los procesos y aumente la eficiencia, se basa en la observación constante de las acciones y sus resultados, para decidir seguir haciendo lo que funciona, olvidar lo que no y explorar posibles alternativas.

Evaluación

La evaluación, básica en cualquier proyecto, se basa en datos. En la gestión del tiempo, los datos nos los proporcionan las agendas, los listados de actividad con tareas hechas y no hechas; y las respuestas a las preguntas que vayamos haciendo al implantar la gestión del tiempo. Usar esos datos para aprender de lo que hemos hecho, encontrar oportunidades de mejora en nuestra organización y programar las tareas futuras, es una buena manera de comprender si lo que hacemos produce los resultados deseados y qué ajustes son necesarios para ser más efectivos, descartando actividades que aportan poco valor y consumen tiempo.

CONCLUSIÓN

Queremos cambiar los hábitos de nuestros pacientes e invertimos muchos recursos para saber cómo. Quizás deberíamos invertir un poco más en cambios culturales que permitan una gestión del tiempo más eficiente.

Queremos que los pacientes disminuyan demandas innecesarias, pero seguimos perdiendo el tiempo en tareas que no aportan valor.

Recordemos que el tiempo es un recurso escaso y que la incorporación a los sistemas de cambio de comportamiento y monitorización de parámetros relacionados con el tiempo pueden mejorar nuestras organizaciones.