En un momento en que las necesidades asistenciales están en aumento y los recursos del sistema sanitario están disminuyendo, la eficiencia y la seguridad son una meta prioritaria, especialmente en al ámbito quirúrgico.
HARTMANN es una compañía alemana con 203 años de historia, con un marcado ADN industrial que nos permite tener una gran experiencia en la gestión y mejora de procesos. Una metodología de trabajo, que estamos convencidos que, en muchos casos, es aplicable también al bloque quirúrgico.
Considero que hoy en día hay un consenso generalizado, el paciente ha de estar en el centro de la estrategia sanitaria y en la definición de sus procesos asistenciales. Conocer y optimizar el journey y mejorar su experiencia, tienen que ser la prioridad para las instituciones. En muchos casos, las organizaciones actuales están diseñadas por especialidades/departamentos con un funcionamiento aislado y poco transversal. Esto va a obligar a redefinir la manera de hacer las cosas y cómo se interactúa con sus pacientes, desde el diagnóstico hasta el alta médica. El journey que inicia una persona en el centro de atención primaria, que le lleva a la realización de pruebas diagnósticas, pasando por quirófano y el período de recuperación tiene una percepción diferente si se realiza desde la óptica de paciente o desde la de los profesionales y gestores sanitarios.
En un estudio realizado hace unos años por la Fundación Instituto para el Desarrollo e Integración de la Sanidad (IDIS), se intentaba identificar aquello que era relevante para el paciente en su interacción con una institución sanitaria. En este estudio no aparecía la competencia tecnológica del centro, ni la experiencia de los profesionales sanitarios de la especialidad, aparecía un aspecto tan sencillo y humano, cómo la llamada a casa del profesional sanitario para interesarse por el estado del paciente una vez este había abandonado la institución.
Esta experiencia de paciente afecta al proceso de innovación de todos los agentes del ecosistema sanitario, gestores y profesionales sanitarios, asociaciones, … y la industria, obligándonos a cambiar también nuestro modelo de innovación, resituando las prioridades y el foco.
La industria pone el foco en el desarrollo de nuevas tecnologías que permitan avanzar en el diagnóstico y tratamiento de enfermedades nuevas o existentes de una forma más eficaz, aunque el verdadero reto está en hacerlo eficiente para el paciente y para el sistema. El aterrizaje de esta tecnología en los procesos asistenciales es y va a ser clave, obligando en muchos casos, a cambiar maneras de hacer para maximizar el resultado. Esta va a ser la clave del éxito.
En HARTMANN nos hemos propuesto adaptar también nuestro proceso de innovación situando el paciente en el centro. Cuando visualizamos el journey de un paciente que se ha de someter a una cirugía, rápidamente identificamos un área de mejora, “el tiempo que tiene que esperar para ser sometido a la intervención y la incerteza que genera la lista de espera”.
Hace más de 8 años nos focalizamos en la eficiencia en procesos y la seguridad del paciente con el objetivo de aportar una solución de valor en el área quirúrgica, un área clave para los centros hospitalarios
Haciendo nuestro este reto, admitimos que nuestra compañía no tiene la capacidad de solucionar esta problemática tan compleja, pero sí que podemos contribuir desde nuestra área de conocimiento, en reducirla, poniendo el foco en la eficiencia de los procesos del bloque quirúrgico.
Tras realizar un análisis de los tiempos en diferentes hospitales, sobre la eficiencia del bloque quirúrgico, nos mostraba que en cirugías de entre 1-1,5 horas de duración, el tiempo de valor (considerando tiempo de valor el tiempo que hay entre la incisión y la sutura) no era superior al 30% y que el resto de tiempo se dedicaba a la realización de tareas necesarias pero que no generan valor al paciente. Si somos capaces de reducir las actividades que no aportan valor y se gana tiempo de disponibilidad del quirófano, se pueden realizar más cirugías y como consecuencia, reducir la lista de espera.
Decidimos poner nuestro foco en aquellos procesos que, aun siendo necesarios, no añaden valor, como es la gestión del material fungible, desde la gestión de reaprovisionamiento-inventarios hasta el picking de materiales, la preparación de la mesa quirúrgica y la trazabilidad del material por paciente.
Después de 8 años de experiencia en proyectos de mejora de la eficiencia en el quirófano hemos querido ir un paso más allá para dar una respuesta a esta problemática, poniendo el foco en el vector tecnológico/digitalización y el de procesos, conjuntamente.
Los retos identificados en la mayoría de los centros son:
- Ganar espacio dentro del bloque quirúrgico para actividades de valor para el paciente.
- Liberar tiempo del personal asistencial para dedicarlo a tareas centradas en el paciente.
- Optimización del gasto asociado al material fungible en el quirófano.
Con el Plan COOPER, pretendemos dar respuesta a los retos identificados, poniendo a disposición de los hospitales una solución innovadora adaptadas a las necesidades de cada centro.
Primer reto: Ganar espacio en el bloque quirúrgico
Queremos reducir el espacio que ocupa el material fungible en el bloque quirúrgico de manera que ganemos espacio para que el centro lo pueda dedicar a actividad de valor para el paciente.
Nuestra experiencia confirma que, en la mayoría de los centros, hay espacio reducido para el almacenaje del fungible, ocupándose áreas adyacentes y que el nivel de stock por referencia no siempre tiene una correlación con su consumo, identificándose en muchos casos una tasa relevante de productos caducados que generan una merma en el sistema.
Sergi Rabaza en las instalaciones corporativas de HARTMANN.
Sobre esta base, HARTMANN trabaja juntamente con los profesionales del centro para poner el foco en los procesos, en los que incidimos en una racionalización/reducción de referencias, la definición del nivel de stock por artículo, rediseño y reducción del área destinada al almacenaje en función de disponibilidad.
Además, hemos desarrollado una nueva solución digital llamada SmartBox®, que nos permite la digitalización del 100% del stock de quirófano. SmartBox® es una solución flexible con tecnología innovadora que permite la gestión del fungible sin interacción humana, automatizando el proceso de reaprovisionamiento. De esta forma, eliminamos tareas como inventariado y la gestión de pedidos, se elimina el riesgo de error humano y el profesional sanitario gana tiempo para dedicar a las tareas de valor.
Actualmente, este sistema esta implementado en más de 85 hospitales de toda España y gestiona más de 100 almacenes para el material de HARTMANN. Con la evolución de este sistema estamos en disposición ahora, de poder dar servicio al 100% de los fungibles utilizados en el área quirúrgica, tanto para material HARTMANN, como el de otros proveedores.
Segundo reto: liberar tiempo del personal sanitario para dedicarlo a tareas sanitarias.
Este segundo reto está directamente relacionado con el tiempo de disponibilidad de quirófano. Lo podemos abordar desde dos grandes áreas, la primera es la relacionada con el tiempo que dedica el personal asistencial a la preparación de la mesa quirúrgica es superior al 35% de su tiempo y a menudo se convierte en un cuello de botella.
Si partimos de un diseño de almacenaje adecuado, con un orden establecido, diseñar soluciones y herramientas que faciliten el picking y eviten la variabilidad del factor humano, se antoja clave.
En HARTMANN hemos desarrollado desde soluciones digitales sencillas que facilitan y agilizan este proceso, hasta soluciones que abordan el rediseño integral de los flujos de los materiales, personas e información. Siguiendo la metodología LEAN, una metodología muy utilizada en nuestras organizaciones industriales desde hace muchos años y que vemos ciertamente sinergias que se pueden implementar en el área quirúrgica.
La variabilidad es el enemigo de la eficiencia, mapear estos procesos, redefinirlos y contar con soluciones digitales que los faciliten es la clave para ganar esa disponibilidad de recursos tan necesaria para nuestros pacientes.
La segunda área que podemos abordar para ganar tiempo para el personal asistencial es la relacionada con la trazabilidad.
Un aspecto cada vez más relevante es el de disponer de la información del material utilizado en una cirugía, por un tema relacionado con la seguridad del paciente y por la gestión de costes.
Solución SmartBin® de HARTMANN.
A fecha de hoy, los centros dedican muchos recursos a esta gestión y sus resultados no siempre son consistentes debido a que los procesos no son lo suficientemente robustos y a la variabilidad derivada del factor humano.
Un claro ejemplo es la solución que desarrollamos hace unos años para la gestión de la trazabilidad, que se basaba en la lectura manual del código de barras de los materiales utilizados en cada cirugía y comprobamos que el nivel de lectura se situaba por debajo del 50% en la mayoría de los centros, por lo tanto, no era un sistema fiable. Un ejemplo, de cómo la tecnología no encajaba en los procesos en el quirófano.
Por esta razón hemos desarrollado una solución digital llamada SmartBin®, que permite trazar el material utilizado en cada cirugía sin alterar el proceso de trabajo habitual del equipo asistencial dentro del quirófano. SmartBin®, es un dispositivo con formato de papelera, en el que el profesional sanitario desecha el envase de cada material una vez abierto y, que sin más interacción humana y a través de la inteligencia artificial, es capaz de asociar el material a paciente, cirugía y/o centro de coste.
Un beneficio colateral de esta iniciativa lo hemos encontrado en el análisis estadístico de la información de consumos por paciente, y nos da respuesta a nuestro tercer reto, la optimización del gasto en el quirófano.
Tercer reto: Optimización del gasto asociado al material fungible en el quirófano
Gracias a SmartBin® podremos analizar la variabilidad de consumo en una misma cirugía, para diferentes pacientes en el mismo centro. La estandarizarización, es la base para la optimización del gasto en el quirófano.
Este es un proyecto totalmente disruptivo e innovador que nos va a permitir trabajar en la reducción sistemática del gasto sanitario. Un proyecto en el que queremos contar con el apoyo de diferentes hospitales donde puedan compartir resultados y beneficiarse del benchmark.
Hace unos años, consideramos que la sostenibilidad de cualquier sistema sanitario necesita de unos pilares principales basados en procesos robustos en continua mejora y en la digitalización como palanca de eficiencia. Permitiendo al equipo de liderazgo del hospital tener la transparencia suficiente para poder evaluar los resultados de todas aquellas iniciativas que se implementan, y teniendo como punto de partida y de llegada, el paciente.
Desde HARTMANN queremos contribuir a estos objetivos con iniciativas como el Plan Cooper, un ejemplo de colaboración con los diferentes stakeholders del sistema en pro de una más eficiente atención al paciente.
